Kogo dotyczą niemieckie zasady E-Rechnung?
Liczy się sytuacja przedsiębiorstwa, a nie narodowość właściciela. Obowiązek dotyczy zasadniczo opodatkowanych transakcji między firmami krajowymi, określanych jako B2B. Zgodnie z wyjaśnieniami BMF, czyli niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów, znaczenie ma siedziba, zarząd albo zakład w Niemczech uczestniczący w danej transakcji. Sama rejestracja do niemieckiego VAT bez stałej placówki nie wystarcza.
Jeżeli remontujesz mieszkanie osoby prywatnej, nie traktuj tej faktury tak samo jak rozliczenia z firmą zamawiającą Twoje usługi. Omawiany obowiązek E-Rechnung nie obejmuje faktur dla konsumentów. Zlecenia dla administracji publicznej mają dodatkowe zasady, więc nie stosuj do nich automatycznie tabeli dla rozliczeń między przedsiębiorcami.
Od kiedy odbierać, a od kiedy wystawiać?
Odbiór i wystawianie to odrębne obowiązki. Od 1 stycznia 2025 krajowe przedsiębiorstwa muszą mieć możliwość odbioru E-Rechnung. Okresy przejściowe dotyczą natomiast wystawiania faktur. Nie możesz uznać, że skoro nadal wystawiasz papier, to nie musisz przyjmować faktur elektronicznych od dostawców.
| Termin | Co to oznacza dla firmy |
|---|---|
| Od 1 stycznia 2025 | Zapewnij odbiór E-Rechnung. BMF wskazuje, że wystarczy skrzynka e-mail. |
| Do końca 2026 | Wszyscy wystawcy mogą korzystać z ogólnego okresu przejściowego i wystawiać inne faktury. Elektroniczny PDF wymaga zgody odbiorcy. |
| W 2027 | Okres przejściowy nadal obejmuje wystawcę, którego obrót z poprzedniego roku nie przekroczył 800 000 euro. Powyżej tego progu zasadniczo wymagane jest wystawianie E-Rechnung w krajowym B2B, z uwzględnieniem wyjątków. |
| Po końcu 2027 | Kończy się także przedłużenie dla mniejszego obrotu. Obowiązuje wystawianie E-Rechnung w objętych nim transakcjach, chyba że ma zastosowanie wyjątek. |
Próg obejmuje również obrót dokładnie 800 000 euro. Sprawdzasz poprzedni rok, a nie sumę bieżących zleceń ani własne oszacowanie przyszłego przychodu. BMF wskazuje ponadto osobną możliwość stosowania do końca 2027 procedury EDI, która jeszcze nie spełnia wymagań E-Rechnung. Jeśli jej używasz, omów ją z dostawcą programu i księgowością.
PDF, XRechnung i ZUGFeRD: co wybrać?
Zwykły PDF przesłany mailem jest według obecnych zasad „sonstige Rechnung”, czyli inną fakturą. E-Rechnung musi mieć ustrukturyzowany format pozwalający na elektroniczne przetwarzanie danych. Samo zapisanie dokumentu z programu biurowego jako PDF nie zmienia go w taką fakturę.
BMF wymienia XRechnung oraz ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyłączeniem profili MINIMUM i BASIC-WL. XRechnung opiera się na danych XML i wymaga narzędzia do wygodnego odczytu. ZUGFeRD łączy widok dokumentu z danymi strukturalnymi. Jeśli te warstwy się różnią, rozstrzygające są dane strukturalne, dlatego nie sprawdzaj wyłącznie wyglądu PDF.
Nasza rada: przed wyborem programu poproś o przykładową fakturę w obsługiwanym formacie i przejdź z księgowością cały proces od odbioru pliku do jego odczytu oraz zachowania oryginału.
Kleinunternehmer: wyjątek przy wystawianiu
BMF wyjaśnia, że usługi świadczone przez Kleinunternehmer są wyłączone z obowiązku wystawiania E-Rechnung. Zwolnienie nie obejmuje jednak odbioru. Jeżeli dostawca wyśle Ci prawidłową fakturę ustrukturyzowaną, musisz mieć możliwość jej przyjęcia. Zmiana sposobu opodatkowania może zmienić Twoje obowiązki przy wystawianiu.
Istnieją też inne wyjątki, między innymi dla faktur o małej wartości. Nie opieraj decyzji wyłącznie na potocznym określeniu „mała firma”. Status Kleinunternehmer oraz prawo do okresu przejściowego to różne zagadnienia. O ocenę podatkową swojej sytuacji poproś doradcę podatkowego, czyli Steuerberater.
Co to znaczy dla Ciebie
- Sprawdź obrót z poprzedniego roku. Ustal z księgowością, czy korzystasz z przedłużenia okresu przejściowego. Oddziel krajowe zlecenia dla firm od usług dla osób prywatnych i przypadków transgranicznych.
- Przygotuj odbiór. Wskaż kontrahentom działającą skrzynkę e-mail, ustal osobę odpowiedzialną za faktury i sposób przekazywania plików do księgowości. Skrzynka rozwiązuje odbiór, ale potrzebujesz też odczytu i zachowania danych.
- Wybierz program do faktur i zapytaj Steuerberater. Sprawdź obsługiwane formaty, wersje oraz eksport plików. Przećwicz wystawienie dokumentu z opisem rzeczywiście wykonanej usługi i ustal termin przejścia odpowiedni dla Twojej firmy.
Dane firmy uporządkuj razem z obiegiem faktur
Przy rozliczaniu budowy lub usługi sprawdź, czy faktura opisuje właściwego wykonawcę, odbiorcę i wykonaną pracę. Nowy format nie zastępuje poprawnej treści dokumentu. Wyznacz osobę, która wyjaśnia z kontrahentem brakujące dane, zamiast odkładać plik w skrzynce bez dalszej obsługi.
Strona firmy z danymi do faktury i formularzem ułatwia klientom kontakt. Przy porządkowaniu informacji zajrzyj do poradnika o Impressum na stronie firmy oraz tekstu o tym, co powinna zawierać strona polskiej firmy w Niemczech.
Chcesz uporządkować stronę swojej firmy?
Opisz firmę w formularzu NFFAQ
Czy w 2027 każda polska firma w Niemczech musi wystawiać E-Rechnung?
Nie. Przy obrocie z poprzedniego roku do 800 000 euro okres przejściowy trwa do końca 2027. Znaczenie mają też krajowy charakter transakcji między firmami i wyjątki, w tym dla Kleinunternehmer.
Czy faktura PDF wysłana mailem jest E-Rechnung?
Zwykły PDF nie spełnia definicji E-Rechnung. To sonstige Rechnung. ZUGFeRD może łączyć czytelny dokument z danymi strukturalnymi, ale musi mieć odpowiednią wersję i profil.
Czy Kleinunternehmer potrzebuje skrzynki do faktur?
Musi móc odbierać E-Rechnung, mimo zwolnienia z ich wystawiania. Według BMF do samego odbioru wystarczy skrzynka e-mail. Warto ustalić także sposób odczytu i przechowywania plików.
Czy polska rejestracja firmy przesądza o obowiązku?
Nie. Trzeba sprawdzić miejsce siedziby, zarządu lub zakładu uczestniczącego w transakcji. Sama niemiecka rejestracja do VAT bez stałej placówki nie oznacza automatycznie krajowej firmy w tym rozumieniu. Swój przypadek omów z doradcą podatkowym.